Firma electrònica per a empreses a Girona: digitalitza contractes i documents amb eFirma GO
Imprimir un contracte, enviar-lo per correu electrònic, esperar que el client el signi, reclamar-lo si no torna, escanejar-lo i tornar-lo a arxivar. Encara avui, moltes empreses continuen treballant d’aquesta manera amb pressupostos, contractes, consentiments, autoritzacions i altres documents.
Quan es tracta d’un document puntual, pot semblar un procés assumible. Però quan es repeteix cada dia amb diversos clients, proveïdors o treballadors, acaba generant temps perdut, seguiments manuals i documents repartits entre correus, carpetes i equips.
La firma electrònica per a empreses permet simplificar aquest procés i gestionar-lo de manera digital. Amb eFirma GO, les empreses poden enviar documents a signar, controlar-ne l’estat i gestionar tot el procés des d’un únic entorn.
Quin problema resol la firma electrònica?
En moltes empreses, el problema no és crear el document, sinó tot el que passa després.
Per exemple, un comercial prepara un pressupost, l’envia al client, espera que el signi i després ha de comprovar si l’ha retornat. Recursos humans pot necessitar la firma d’un contracte laboral o d’una autorització. Una clínica pot gestionar consentiments. Una assessoria pot necessitar aprovacions o documentació signada pels seus clients.
Quan tot això es fa manualment, és fàcil acabar depenent de correus electrònics, trucades, recordatoris i seguiments individuals.
Amb una plataforma de firma electrònica, bona part d’aquest procés es pot centralitzar i controlar millor.
Què és eFirma GO?
eFirma GO és una plataforma de firma electrònica que permet enviar documents a una o diverses persones perquè els revisin o signin digitalment.
El destinatari pot accedir al document des d’un ordinador, mòbil o tauleta, sense necessitat que les dues parts es trobin físicament al mateix lloc.
Per a l’empresa, això permet tenir més control sobre el procés i reduir part de les tasques manuals relacionades amb l’enviament i seguiment de documents.
Com funciona eFirma GO?
El funcionament és senzill i es pot adaptar a diferents tipus de documents i processos.
- Es prepara el document que s’ha d’enviar.
- S’afegeixen els destinataris que l’han de signar, revisar o rebre.
- S’envia el procés de firma als participants.
- Es controla l’estat del document fins que el procés queda completat.
Això ajuda a reduir els processos en què una persona ha d’anar comprovant manualment si un document ja ha estat obert, signat o retornat.
Firma amb un clic, biomètrica o amb certificat digital
No tots els documents requereixen el mateix tipus de firma. Per aquest motiu, eFirma GO ofereix diferents modalitats segons les necessitats del procés.
- Firma amb un clic, per a processos senzills i ràpids.
- Firma biomètrica, permetent realitzar una firma manuscrita sobre el dispositiu.
- Firma qualificada amb certificat digital, per als processos que requereixen aquest tipus d’identificació.
Abans d’implantar una solució de firma electrònica és important analitzar quin tipus de documents gestiona l’empresa i quin nivell de firma necessita cada procés.
Diversos firmants en un mateix document
Un contracte o document empresarial pot necessitar més d’una firma. En alguns casos també pot existir una persona que hagi de revisar el document abans que arribi al firmant final.
eFirma GO permet definir diversos destinataris i assignar diferents funcions dins del procés.
També es pot establir un ordre de firma, de manera que el document avanci d’una persona a la següent segons el flux definit.
Saber quins documents estan pendents
Una de les situacions més habituals en la gestió manual de documents és perdre temps comprovant què està pendent.
Amb eFirma GO es pot consultar l’estat dels processos i disposar de més informació sobre el recorregut del document.
Això facilita el seguiment i ajuda a reduir els típics correus de “t’hem enviat el document”, “l’has pogut revisar?” o “ens falta la firma”.
Recordatoris per als documents pendents
Quan una persona encara no ha completat el procés, eFirma GO permet treballar amb recordatoris per facilitar-ne el seguiment.
També és possible definir una data de caducitat perquè el procés només estigui disponible durant un període determinat.
Aquest tipus de funcions poden ser especialment útils en empreses que gestionen un volum elevat de documentació.
Quins tipus d’empreses poden utilitzar eFirma GO?
La firma electrònica no és una eina exclusiva de grans empreses. Pot ser útil per a qualsevol organització que enviï documents de manera recurrent i necessiti que clients, treballadors o col·laboradors els signin.
Alguns exemples habituals són:
- Empreses amb equips comercials.
- Departaments de recursos humans.
- Assessories i gestories.
- Despatxos professionals.
- Clíniques i centres sanitaris.
- Immobiliàries.
- Centres educatius.
- Empreses de serveis.
- Empreses de logística.
Contractes i pressupostos per a equips comercials
Un dels casos més clars és l’equip comercial.
Quan un client accepta una proposta, el següent pas pot implicar la firma d’un pressupost, una comanda o un contracte.
Digitalitzar aquest procés permet enviar el document al client i fer-ne el seguiment sense haver de gestionar manualment tot el circuit.
Firma electrònica per a recursos humans
Els departaments de recursos humans també gestionen una gran quantitat de documentació que pot requerir firma.
Contractes laborals, documentació interna, autoritzacions o altres processos poden passar d’un sistema basat en paper i correu electrònic a un flux més digital i centralitzat.
Consentiments, autoritzacions i documentació professional
Clíniques, centres professionals, assessories, immobiliàries o empreses de serveis treballen habitualment amb documentació que necessita l’aprovació o la firma del client.
En aquests casos, la firma electrònica permet simplificar la gestió sense obligar el client a desplaçar-se físicament únicament per signar un document.
Integració amb Microsoft 365
eFirma GO permet treballar amb documents procedents de l’entorn Microsoft, incloent OneDrive i SharePoint.
Això és especialment interessant per a empreses que ja treballen amb Microsoft 365 i tenen part de la seva documentació centralitzada en aquestes plataformes.
La solució també disposa d’una API, fet que permet estudiar possibles integracions amb altres aplicacions i processos de l’empresa.
No es tracta només de deixar d’utilitzar paper
Implantar una firma electrònica no consisteix únicament a substituir una firma manuscrita sobre paper.
El principal benefici apareix quan s’aconsegueix simplificar tot el procés que hi ha al voltant del document: preparar-lo, enviar-lo, controlar-ne l’estat, recordar les firmes pendents i saber quan el procés està completat.
És un exemple de com la digitalització de petits processos repetitius pot tenir un impacte directe en el dia a dia d’una empresa.
Prova gratuïta d’eFirma GO
eFirma GO disposa d’una prova gratuïta de 15 dies que permet gestionar fins a 20 documents sense necessitat d’introduir una targeta bancària.
Això permet provar la plataforma amb processos reals abans de decidir si és la solució adequada per a l’empresa.
eFirma GO amb R-Systems Girona
A R-Systems Girona ajudem empreses a digitalitzar processos i implantar solucions tecnològiques adaptades a la seva manera de treballar.
Podem ajudar-te a revisar com gestioneu actualment els documents, identificar quins processos es poden simplificar amb firma electrònica i valorar la millor manera d’implantar eFirma GO.
També podem estudiar possibles integracions amb l’entorn Microsoft 365 o altres eines que ja utilitzi la vostra empresa.
Busques una solució de firma electrònica per a la teva empresa a Girona?
Si actualment envieu contractes, pressupostos, consentiments, autoritzacions o altres documents que necessiten firma, podem ajudar-vos a estudiar com digitalitzar aquest procés.
Consulta tota la informació sobre eFirma GO i descobreix com funciona la plataforma.
Si vols explicar-nos el teu cas, pots contactar amb R-Systems Girona i revisarem quina opció encaixa millor amb la vostra manera de treballar.
