Firma electrónica para empresas en Girona: digitaliza contratos y documentos con eFirma GO
Imprimir un contrato, enviarlo por correo electrónico, esperar a que el cliente lo firme, reclamarlo si no vuelve, escanearlo y archivarlo de nuevo. Todavía hoy, muchas empresas siguen trabajando de esta manera con presupuestos, contratos, consentimientos, autorizaciones y otros documentos.
Cuando se trata de un documento puntual, puede parecer un proceso asumible. Pero cuando se repite cada día con varios clientes, proveedores o trabajadores, acaba generando tiempo perdido, seguimientos manuales y documentos repartidos entre correos, carpetas y equipos.
La firma electrónica para empresas permite simplificar este proceso y gestionarlo de forma digital. Con eFirma GO, las empresas pueden enviar documentos a firmar, controlar su estado y gestionar todo el proceso desde un único entorno.
¿Qué problema resuelve la firma electrónica?
En muchas empresas, el problema no es crear el documento, sino todo lo que ocurre después.
Por ejemplo, un comercial prepara un presupuesto, lo envía al cliente, espera a que lo firme y después debe comprobar si lo ha devuelto. Recursos humanos puede necesitar la firma de un contrato laboral o una autorización. Una clínica puede gestionar consentimientos. Una asesoría puede necesitar aprobaciones o documentación firmada por sus clientes.
Cuando todo esto se realiza manualmente, es fácil acabar dependiendo de correos electrónicos, llamadas, recordatorios y seguimientos individuales.
Con una plataforma de firma electrónica, buena parte de este proceso puede centralizarse y controlarse mejor.
¿Qué es eFirma GO?
eFirma GO es una plataforma de firma electrónica que permite enviar documentos a una o varias personas para que los revisen o firmen digitalmente.
El destinatario puede acceder al documento desde un ordenador, móvil o tablet, sin necesidad de que las dos partes se encuentren físicamente en el mismo lugar.
Para la empresa, esto permite tener más control sobre el proceso y reducir parte de las tareas manuales relacionadas con el envío y seguimiento de documentos.
¿Cómo funciona eFirma GO?
El funcionamiento es sencillo y puede adaptarse a distintos tipos de documentos y procesos.
- Se prepara el documento que debe enviarse.
- Se añaden los destinatarios que deben firmarlo, revisarlo o recibirlo.
- Se envía el proceso de firma a los participantes.
- Se controla el estado del documento hasta que el proceso queda completado.
Esto ayuda a reducir los procesos en los que una persona debe ir comprobando manualmente si un documento ya ha sido abierto, firmado o devuelto.
Firma con un clic, biométrica o con certificado digital
No todos los documentos requieren el mismo tipo de firma. Por este motivo, eFirma GO ofrece distintas modalidades según las necesidades del proceso.
- Firma con un clic, pensada para procesos sencillos y rápidos.
- Firma biométrica, que permite realizar una firma manuscrita sobre el dispositivo.
- Firma cualificada con certificado digital, para procesos que requieren este tipo de identificación.
Antes de implantar una solución de firma electrónica es importante analizar qué tipo de documentos gestiona la empresa y qué modalidad de firma necesita cada proceso.
Varios firmantes en un mismo documento
Un contrato o documento empresarial puede necesitar más de una firma. En algunos casos también puede existir una persona que deba revisar el documento antes de que llegue al firmante final.
eFirma GO permite definir varios destinatarios y asignar diferentes funciones dentro del proceso.
También se puede establecer un orden de firma, de manera que el documento avance de una persona a la siguiente según el flujo definido.
Saber qué documentos están pendientes
Una de las situaciones más habituales en la gestión manual de documentos es perder tiempo comprobando qué sigue pendiente.
Con eFirma GO se puede consultar el estado de los procesos y disponer de más información sobre el recorrido del documento.
Esto facilita el seguimiento y ayuda a reducir los típicos correos de “te hemos enviado el documento”, “¿has podido revisarlo?” o “nos falta la firma”.
Recordatorios para los documentos pendientes
Cuando una persona todavía no ha completado el proceso, eFirma GO permite trabajar con recordatorios para facilitar su seguimiento.
También es posible definir una fecha de caducidad para que el proceso únicamente esté disponible durante un periodo determinado.
Este tipo de funciones pueden ser especialmente útiles en empresas que gestionan un volumen elevado de documentación.
¿Qué tipos de empresas pueden utilizar eFirma GO?
La firma electrónica no es una herramienta exclusiva de las grandes empresas. Puede resultar útil para cualquier organización que envíe documentos de forma recurrente y necesite que clientes, trabajadores o colaboradores los firmen.
Algunos ejemplos habituales son:
- Empresas con equipos comerciales.
- Departamentos de recursos humanos.
- Asesorías y gestorías.
- Despachos profesionales.
- Clínicas y centros sanitarios.
- Inmobiliarias.
- Centros educativos.
- Empresas de servicios.
- Empresas de logística.
Contratos y presupuestos para equipos comerciales
Uno de los casos más claros es el equipo comercial.
Cuando un cliente acepta una propuesta, el siguiente paso puede implicar la firma de un presupuesto, un pedido o un contrato.
Digitalizar este proceso permite enviar el documento al cliente y hacer su seguimiento sin tener que gestionar manualmente todo el circuito.
Firma electrónica para recursos humanos
Los departamentos de recursos humanos también gestionan una gran cantidad de documentación que puede requerir firma.
Contratos laborales, documentación interna, autorizaciones u otros procesos pueden pasar de un sistema basado en papel y correo electrónico a un flujo más digital y centralizado.
Consentimientos, autorizaciones y documentación profesional
Clínicas, centros profesionales, asesorías, inmobiliarias o empresas de servicios trabajan habitualmente con documentación que necesita la aprobación o la firma del cliente.
En estos casos, la firma electrónica permite simplificar la gestión sin obligar al cliente a desplazarse físicamente únicamente para firmar un documento.
Integración con Microsoft 365
eFirma GO permite trabajar con documentos procedentes del entorno Microsoft, incluyendo OneDrive y SharePoint.
Esto resulta especialmente interesante para empresas que ya trabajan con Microsoft 365 y tienen parte de su documentación centralizada en estas plataformas.
La solución también dispone de una API, lo que permite estudiar posibles integraciones con otras aplicaciones y procesos de la empresa.
No se trata solo de dejar de utilizar papel
Implantar una firma electrónica no consiste únicamente en sustituir una firma manuscrita sobre papel.
El principal beneficio aparece cuando se consigue simplificar todo el proceso que rodea al documento: prepararlo, enviarlo, controlar su estado, recordar las firmas pendientes y saber cuándo el proceso se ha completado.
Es un ejemplo de cómo la digitalización de pequeños procesos repetitivos puede tener un impacto directo en el día a día de una empresa.
Prueba gratuita de eFirma GO
eFirma GO dispone de una prueba gratuita de 15 días que permite gestionar hasta 20 documentos sin necesidad de introducir una tarjeta bancaria.
Esto permite probar la plataforma con procesos reales antes de decidir si es la solución adecuada para la empresa.
eFirma GO con R-Systems Girona
En R-Systems Girona ayudamos a empresas a digitalizar procesos e implantar soluciones tecnológicas adaptadas a su forma de trabajar.
Podemos ayudarte a revisar cómo gestionáis actualmente los documentos, identificar qué procesos pueden simplificarse mediante firma electrónica y valorar la mejor forma de implantar eFirma GO.
También podemos estudiar posibles integraciones con el entorno Microsoft 365 u otras herramientas que ya utilice vuestra empresa.
¿Buscas una solución de firma electrónica para tu empresa en Girona?
Si actualmente enviáis contratos, presupuestos, consentimientos, autorizaciones u otros documentos que necesitan firma, podemos ayudaros a estudiar cómo digitalizar este proceso.
Consulta toda la información sobre eFirma GO y descubre cómo funciona la plataforma.
Si quieres explicarnos tu caso, puedes contactar con R-Systems Girona y revisaremos qué opción encaja mejor con vuestra forma de trabajar.
